Fristen Deutschmann & Ehret

Aufbewahrungsfristen
Stichwort	Aufbewahrung nach Handelsrecht	nach Steuerrecht
Arbeitsanweisungen in Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichten, Konzernabschlüssen und -lageberichten (siehe Organisationsunterlagen)	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des jeweiligen Kj. in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. Bilanz o. Abschluß aufgestellt worden ist. (§ 257 Abs. 1.4. und 5 HGB)	Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre Beginn: Schluß des jeweiligen Kj, falls nach Steuergesetzen nicht kürzere Fristen vorgesehen. Kein Ablauf, solange Unterlagen für Steuer Bedeutung haben, für die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4 Abs. 2 AO)
Aufzeichnungen	Pflicht für alle Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre	10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Buchungsbelege Dokumente über die einzeln zu erfassenden Vorgänge des Kaufmannes als Grundlage für Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB, Bilanz sowie GuV-Rechnung: Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge u.ä.	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre* Beginn: Schluß des Kj. der Entstehung (§ 257 Abs. 1,4 u. 5 HGB)	Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre* Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Bilanz	Pflicht: 10 Jahre Ansonsten wie bei Jahresabschluß	Pflicht: 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Datenträger - von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten einschl. der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen oder Organisationsunterlagen; jedoch nicht von Jahresabschlüssen u. Eröffnungsbilanzen - von Handelsbriefen - von Buchungsbelegen	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der Dokument-Entstehung (§ 257 Abs. 1, 4 u.5 HGB) 6 Jahre 10 Jahre* Beginn wie zuvor	6 Jahre 10 Jahre* Ansonsten wie zuvor
Eröffnungsbilanz	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der Feststlg. (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)	10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Gehaltsabrechnungen/-bücher - soweit Bilanzunterlage - soweit Buchungsbeleg	Wie Handelsbücher Pflicht: 10 Jahre Pflicht: 10 Jahre*	Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre Pflicht: 10 Jahre*
Handelsbücher Grund-, Haupt- u. Nebenbücher - gebunden, Karteien, Listen, Schriftstücke einer Offenen-Posten-Buchführung (§238 f. HGB)	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der letzten Eintragung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)	Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Handelsbriefe empfangene u. abgesandte, Handelsgeschäfte i.S.v. §§ 343ff. HGB betreffend (Kopien, Durchschriften, Abdrucke, Abschriften oder sonstige wörtl. Wiedergaben auf Schrift-, Bild- oder anderen Datenträgern)	Pflicht für Kaufmann: 6 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der Absendung oder des Empfangs (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)	Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Inventar (§ 240 HGB)	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der Aufstellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)	Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Jahresabschluß	Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluß des Kj. der Feststellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)	10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Kassenbücher und Kassenblätter	Wie Handelsbücher Pflicht: 10 Jahre	Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
Prüfungsberichte des Abschlußprüfers	Wie Jahresabschluß Pflicht: 10 Jahre	Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
Rechnungen Unternehmer	Wie Buchungsbelege	10 Jahre
Rechnungen Nichtunternehmer		2 Jahre bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens - soweit sie Handelsgeschäfte betreffen - soweit sie keine Handelsgeschäfte betreffen	wie bei Handelsbriefen keine Pflicht	wie bei Handelsbriefen Nur Pflicht, soweit Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Steuererklärungen, Steuerbescheide	Wie Buchungsbelege Pflicht: 10 Jahre*	Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
Zwischenabschlüsse freiwillige	keine Pflicht	Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung)	wie Buchungsbelege Pflicht: 10 Jahre*	Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre* (nach Vertragsende)