Aufbewahrungsfristen
Stichwort Aufbewahrung
nach Handelsrecht

nach Steuerrecht
Arbeitsanweisungen
in Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichten, Konzernabschlüssen und -lageberichten (siehe Organisationsunterlagen)
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des jeweiligen Kj. in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. Bilanz o. Abschluß aufgestellt worden ist. (§ 257 Abs. 1.4. und 5 HGB)
Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre
Beginn: Schluß des jeweiligen Kj, falls nach Steuergesetzen nicht kürzere Fristen vorgesehen. Kein Ablauf, solange Unterlagen für Steuer Bedeutung haben, für die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4 Abs. 2 AO)
Aufzeichnungen Pflicht für alle Aufzeichnungspflichtigen:
10 Jahre
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen

Buchungsbelege
Dokumente über die einzeln zu erfassenden Vorgänge des Kaufmannes als Grundlage für Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB, Bilanz sowie GuV-Rechnung: Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge u.ä.

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre*
Beginn: Schluß des Kj. der Entstehung (§ 257 Abs. 1,4 u. 5 HGB)
Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre*
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Bilanz Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Jahresabschluß
Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Datenträger
- von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten einschl. der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen oder Organisationsunterlagen; jedoch nicht von Jahresabschlüssen u. Eröffnungsbilanzen
- von Handelsbriefen
- von Buchungsbelegen
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Dokument-Entstehung (§ 257 Abs. 1, 4 u.5 HGB)







6 Jahre
10 Jahre* Beginn wie zuvor
6 Jahre
10 Jahre*
Ansonsten wie zuvor
Eröffnungsbilanz Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Feststlg. (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Gehaltsabrechnungen/-bücher
- soweit Bilanzunterlage
- soweit Buchungsbeleg
Wie Handelsbücher

Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre*
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre*
Handelsbücher
Grund-, Haupt- u. Nebenbücher - gebunden, Karteien, Listen, Schriftstücke einer Offenen-Posten-Buchführung (§238 f. HGB)
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der letzten Eintragung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)
Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Handelsbriefe
empfangene u. abgesandte, Handelsgeschäfte i.S.v. §§ 343ff. HGB betreffend (Kopien, Durchschriften, Abdrucke, Abschriften oder sonstige wörtl. Wiedergaben auf Schrift-, Bild- oder anderen Datenträgern)
Pflicht für Kaufmann: 6 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Absendung oder des Empfangs (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)
Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Inventar
(§ 240 HGB)
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Aufstellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)
Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Jahresabschluß Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Feststellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
Kassenbücher und Kassenblätter Wie Handelsbücher
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Prüfungsberichte
des Abschlußprüfers
Wie Jahresabschluß
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Rechnungen
Unternehmer
Wie Buchungsbelege 10 Jahre
Rechnungen
Nichtunternehmer
  2 Jahre bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Schreiben
im Rahmen eines Unternehmens
- soweit sie Handelsgeschäfte betreffen
- soweit sie keine Handelsgeschäfte betreffen



wie bei Handelsbriefen


keine Pflicht



wie bei Handelsbriefen


Nur Pflicht, soweit Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Steuererklärungen,
Steuerbescheide
Wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre*
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Zwischenabschlüsse
freiwillige
keine Pflicht Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)
Verträge
(soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung)
wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre*
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre*
(nach Vertragsende)