Aufbewahrungsfristen |
Stichwort |
Aufbewahrung
nach Handelsrecht |
nach Steuerrecht |
Arbeitsanweisungen
in Handelsbüchern, Inventaren,
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüsse
nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichten, Konzernabschlüssen
und -lageberichten (siehe Organisationsunterlagen) |
Pflicht für Kaufmann:
10 Jahre
Beginn: Schluß des jeweiligen Kj. in dem die letzte
Eintragung gemacht bzw. Bilanz o. Abschluß aufgestellt
worden ist. (§ 257 Abs. 1.4. und 5 HGB) |
Pflicht für alle
Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre
Beginn: Schluß des jeweiligen Kj, falls nach Steuergesetzen
nicht kürzere Fristen vorgesehen. Kein Ablauf, solange
Unterlagen für Steuer Bedeutung haben, für die
Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. (§ 147
Abs. 1 Nr. 1 u. 4 Abs. 2 AO) |
Aufzeichnungen |
Pflicht für alle Aufzeichnungspflichtigen:
10 Jahre |
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Buchungsbelege
Dokumente über die einzeln
zu erfassenden Vorgänge des Kaufmannes als Grundlage
für Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB,
Bilanz sowie GuV-Rechnung: Ein- und Ausgangsrechnungen,
Quittungen, Kontoauszüge u.ä.
|
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre*
Beginn: Schluß des Kj. der Entstehung (§ 257
Abs. 1,4 u. 5 HGB) |
Pflicht für alle Buchführungs-
u. Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre*
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Bilanz |
Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Jahresabschluß |
Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Datenträger
- von Handelsbüchern,
Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten einschl.
der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
oder Organisationsunterlagen; jedoch nicht von Jahresabschlüssen
u. Eröffnungsbilanzen
- von Handelsbriefen
- von Buchungsbelegen |
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Dokument-Entstehung (§
257 Abs. 1, 4 u.5 HGB)
6 Jahre
10 Jahre* Beginn wie zuvor |
6 Jahre
10 Jahre*
Ansonsten wie zuvor |
Eröffnungsbilanz |
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Feststlg. (§ 257
Abs. 1, 4 u. 5 HGB) |
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Gehaltsabrechnungen/-bücher
- soweit Bilanzunterlage
- soweit Buchungsbeleg |
Wie Handelsbücher
Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre* |
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre* |
Handelsbücher
Grund-, Haupt- u. Nebenbücher
- gebunden, Karteien, Listen, Schriftstücke einer
Offenen-Posten-Buchführung (§238 f. HGB) |
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der letzten Eintragung (§
257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) |
Pflicht für alle Buchführungs-
u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Handelsbriefe
empfangene u. abgesandte, Handelsgeschäfte
i.S.v. §§ 343ff. HGB betreffend (Kopien, Durchschriften,
Abdrucke, Abschriften oder sonstige wörtl. Wiedergaben
auf Schrift-, Bild- oder anderen Datenträgern) |
Pflicht für Kaufmann: 6 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Absendung oder des Empfangs
(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) |
Pflicht für alle Buchführungs-
u. Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Inventar
(§ 240 HGB) |
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Aufstellung (§ 257
Abs. 1, 4 u. 5 HGB) |
Pflicht für alle Buchführungs-
u. Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Jahresabschluß |
Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluß des Kj. der Feststellung (§
257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) |
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen |
Kassenbücher
und Kassenblätter |
Wie Handelsbücher
Pflicht: 10 Jahre |
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre |
Prüfungsberichte
des Abschlußprüfers |
Wie Jahresabschluß
Pflicht: 10 Jahre |
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre |
Rechnungen
Unternehmer |
Wie Buchungsbelege |
10 Jahre |
Rechnungen
Nichtunternehmer |
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2 Jahre bei Leistungen im Zusammenhang
mit einem Grundstück |
Schreiben
im Rahmen eines Unternehmens
- soweit sie Handelsgeschäfte betreffen
- soweit sie keine Handelsgeschäfte betreffen |
wie bei Handelsbriefen
keine Pflicht |
wie bei Handelsbriefen
Nur Pflicht, soweit Geschäftsbriefe i.S.v. §
147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO |
Steuererklärungen,
Steuerbescheide |
Wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre* |
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre |
Zwischenabschlüsse
freiwillige |
keine Pflicht |
Pflicht für alle Buchführungs-
und Aufzeichnungspflichtigen: 6 Jahre (§ 147 Abs.
1 Nr. 5 AO) |
Verträge
(soweit handels-/steuerrechtlich
von Bedeutung) |
wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre* |
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre*
(nach Vertragsende) |